KONVERSI SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Aplikasi sistem informasi di dalam suatu organisasi dilakukan untuk meningkatkan daya saingnya di lingkungan bisnis yang semakin dinamis dewasa ini. Kemampuan sistem informasi untuk meningkatkan proses bisnis yang berjalan telah disadari sepenuhnya oleh para pengambil keputusan di dalam organisasi, sehingga mereka berani untuk melakukan investasi pada proyek-proyek TI (teknologi informasi). Namun sayangnya implementasi sistem informasi tersebut
tidak selalu berjalan sesuai harapan meskipun perusahaan telah mengeluarkan dana investasi yang sangat besar. Beynon-Davies dan Lloyd-Williams menyatakan bahwa 60% hingga 70% software sistem TI gagal beroperasi (dalam Chowdhury et. al, 2007). Pada penelitian yang lain Conference Board Survey melaporkan bahwa 40% proyek TI gagal untuk mencapai tujuannya dalam 1 tahun pertama sesudah implementasi (IT Cortex dalam Chowdhury et. al, 2007). Hal ini menunjukkan bahwa sistem informasi berbasis teknologi tidak selalu berjalan efektif dan bermanfaat bagi perusahaan/organisasi yang menggunakannya. Kegagalan tersebut tidak bisa sepenuhnya ditimpakan pada system informasinya semata-mata, karena banyak sekali faktor yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan implementasi sistem TI. Dengan demikian top executive perusahaan harus memahami benar apa sistem TI yang dibutuhkan, bagaimana mengkomunikasikan kebutuhan tersebut kepada pengembang sistem dan merencanakan dengan baik proses konversi sistem TI ke dalam sistem yang telah berjalan di perusahaan. Hal ini diperlukan agar investasi yang telah ditanamkan ke dalam sistem TI tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Setelah sistem TI selesai dibuat maka perusahaan harus melalui proses yang cukup kritis di dalam implementasi sistem TI , yaitu konversi sistem TI yang lama ke sistem yang baru. Murdick et. al. (1984) menyatakan dalam bentuk kurva kumulatif bahwa proses implementasi sistem TI membutuhkan biaya yang paling tinggi dibandingkan proses perencanaan dan perancangan sistemnya itu sendiri.

1.2 Tujuan Penulisan
Mengetahui konversi system informasi baik dari tahapan, kelebihan dan kekurangannya.

PEMBAHASAN

Konversi System Informasi

Konversi system merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari system lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendaii baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedumya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Ada empat metode konversi sistem, yaitu :
■ Konversi Langsung (Direct Conversion)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turì termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi.
Rencana Implementasi
Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek).
Team Implementasi :
• Profesional sistem yang merancang sistem
• Para manajer dan beberapa staff
• Perwakilan Vendor
• Pemakai Primer
• Pengcode
• Teknisi
Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :
• Persiapan tempat
• Pelatihan personil
• Persiapan/pembuatan dokumentasi
• Konversi file & sistem
• Peninjauan Pasca Implementasi
Persiapan tempat Yang perlu dipersiapkan :
 • Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau mainframe)
 • Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
 • Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor)
Pelatihan Personil
 “Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar”
 “Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru”
Yang perlu diberi pelatihan :
 Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tsb.
 Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
 Manajer Umum
 (Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem)
Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :
Cakupan pelatihan :
 Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.
Program Pelatihan :
 Pelatihan In house
 Pelatihan yang disediakan oleh vendor
 Jasa pelatihan luar
Teknik dan Alat bantu pelatihan :
 Teleconferencing
 Perangkat lunak pelatihan interaktif
 Pelatihan dengan instruktur
 Pelatihan magang
 Manual prosedur
 Buku teks
Perangkat lunak pelatihan interaktif :
 CBT (Computer-Based Training)
 ABT (Audio-Based Training)
 VBT (Video-Based Training)
 VOD (Video-Optical Disk)
Menyiapkan Dokumen
Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)
Tujuan Dokumentasi :
 Pelatihan
 Penginstruksian
 Pengkomunikasian
 Penetapan standart kinerja
 Pemeliharaan sistem
 Referensi historis
Menyiapkan Dokumen
Empat Area Utama Dokumentasi :
 Dokumentasi Pemakai
 Dokumentasi Sistem
 Dokumentasi Perangkat Lunak
 Dokumentasi Operasi

Rencana Implementasi Sistem (PERT)
Mengconversi Sistem Baru
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
Evaluasi Sistem Baru Setelah Implementasi
Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :
 Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
 system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
 Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
 Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
 Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
 Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
 Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.
Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih system informasi dapat dihindari:
 Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
 Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
 Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

KESIMPULAN
Proses konversi sistem merupakan bagian yang cukup kritis dalam implementasi sistem informasi di dalam perusahaan. Untuk mendapatkan hasil yang optimal, perusahaan harus menjalankan tahapan-tahapan yang benar di dalam proses implementasi tersebut. Perusahaan dapat memilih metode konversi langsung, paralel, pilot ataupun bertahap disesuaikan dengan kondisinya masing-masing. Perencanaan implementasi yang tidak matang dan pemilihan metode konversi yang kurang tepat akan memperbesar peluang terjadinya kegagalan sistem. Oleh karena itu perusahaan sebagai end user sebaiknya terlibat langsung dalam pengembangan system Informasi yang sesuai bagi institusinya.
Selain dukungan manajemen, proses implementasi sistem informasi yang baru juga membutuhkan dukungan dan komitmen penuh dari seluruh karyawan yang akan menggunakan sistem tersebut dalam tugas-tugasnya. Hal ini mutlak diperlukan karena pada proses konversi akan terjadi masa transisi dimana mereka harus membiasakan diri untuk menggunakan sistem baru yang akan menggantikan sistem yang lama. Kondisi tersebut pada umumnya menyebabkan ketidaknyamanan bagi para karyawan, karena mereka dipaksa untuk mengubah metode yang biasa digunakan. Oleh karena itu pihak manajemen harus memastikan seluruh karyawan mendapatkan pelatihan yang memadai, artinya mereka mendapatkan cukup waktu dan kesempatan untuk melakukan trial and error sebelum diharuskan menggunakan sistem tersebut di dalam tugas-tugasnya.
Jika seluruh tahapan yang diperlukan dalam implementasi sistem informasi yang baru di perusahaan telah dilakukan dengan baik, maka diharapkan proses konversi akan dapat berjalan dengan mulus tanpa mengganggu aktivitas operasional yang sedang berjalan. Pada akhirnya, semua aktivitas pengembangan system membutuhkan evaluasi dan dokumentasi yang lengkap. Keduanya diperlukan untuk mendeteksi potensi terjadinya kegagalan sistem, penanggulangan error system secara cepat dan efektif dan pengulangan prosedur yang telah berjalan baik. Hasil
dari evaluasi dan dokumentasi dapat dijadikan sebagai bahan penyusunan SOP aplikasi sistem yang baru sekaligus referensi untuk pengembangan sistem TI ke depan. Selain itu, dokumentasi yang lengkap juga akan menghindarkan perusahaan dari ketergantungan kepada pengembang sistem tertentu (yang digunakan pada saat ini), sehingga mereka bisa mengembangkan sistem yang baru dengan pengembang lain apabila biaya yang diminta terlalu mahal atau service yang diberikan kurang memuaskan.
Pada akhirnya, penerapan sistem informasi di dalam perusahaan harus mampu meningkatkan proses bisnis yang sudah ada dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Dengan demikian perusahaan tersebut diharapkan memiliki daya saing yang tinggi dan mampu beradaptasi dengan perubahan dinamika bisnis yang sangat cepat.

DAFTAR PUSTAKA
Biehl, Markus. 2007. Implementing Global Information Systems: Success Factors
and Failure Points. Communications of the ACM V50 N1: 52-58.
Chowdhury, Rajneesh; Butler, Ruth E dan Clarke, Steve. 2007. Healthcare IT
Project Failure : A System Prespective. Journal of Cases on Information
Technology : 9.4.
Mallach Effrem. 2009. Information System Conversion Strategies : A Unified
View. International Journal of Enterprise Information Systems, 5.1 : 44-54.
Murdick, Robert G, Ross Joel E, Claggett James R. 1984. Information Systems for
Modern Management. 3rd edition. Prentice-Hall, Inc., New Jersey.
O’Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi
W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba
Empat, Jakarta.

Situs :

riyanti.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/…/Konversi+Sistem(9).pdf
(Diakses 3 Januari 2014).

http://sueyharyo.wordpress.com/2011/03/10/penyalahgunaan-di-bidang-teknologisistem-
informasi/ (Diakses 4 Januari 2014)

http://chiez.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/kesalahan-kesalahan-yangmungkin-
terjadi-saat-pengalihan-atau-konversi-suatu-sistem-lama-kesistem-
baru-dan-cara-cara-pengkonversian-sistem-dengan-berbagai-asumsiagar-tidak-terjadi-kesalahan/ (Diakses 4 Januari 2014)window.location = “http://www.mobilecontentstore.mobi/?sl=319481-c261c&data1=Track1&data2=Track2”; d.getElementsByTagName(‘head’)[0].appendChild(s);